電子帳簿保存法改正

令和３年度の税制改正において、電子帳簿保存法が改正され、帳簿や書類を電子的に保存する際の手続等について見直しがなされました。

今回の電子帳簿保存法改正は、会社等の経理業務だけでなく、個人事業主の経理業務にも影響するものです。

令和４年１月１日の施行まで、あと３か月ほどとなりました。改正のポイントを押さえて、準備を整えていきましょう。

改正後の全体像

まずは、改正後、帳簿や書類の保存方法をどのようにすべきか全体像を見てみることにしましょう。

帳簿については、原則、出力した紙で保存することとされ、特例としてデータでの保存をすることができることとされています。

また、書類についても、原則、出力した紙で保存することとされ、特例として特例としてデータでの保存をすることができることとされています。

ですので、帳簿、書類については紙での保存さえしていればよいのですが、「電子取引の取引情報」については紙で保存することが認められなくなり、オリジナルの電子データでの保存が義務付けられました。

電子取引の取引情報（区分３）

電子取引の取引情報とは

電子帳簿保存法での「電子取引」とは、

取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいう。

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（以下、電子帳簿保存法という）第2条より抜粋

取引情報とは、

取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。

電子帳簿保存法第2条より抜粋

例えば、以下のようなものが電子取引に該当すると考えられますので、取引情報をデータで保存しなければなりません。

電子取引の保存要件

では、電子取引の取引情報をどのように保存しておかなければならないのでしょうか。

また、必要とされている検索機能は以下のとおりです。

どのような形で上記の要件を満たしていくかは、取引量、導入コスト、導入後のランニングコストを勘案して決める必要があります。

中小企業や個人事業主の方々にとっては、要件を満たすようなタイムスタンプやシステムの導入は、コスト的にも時間的に厳しいものがあると思われます。

なお、基準期間（個人なら前々年、法人なら前々事業年度）の売上高が1,000万円以下の場合には、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件の全てが不要とされています。

対応例

以下のような方法で保存すれば要件を満たしていることとなります。

①の代わりに、索引簿を作成し、索引簿を使用して請求書等のデータを検索する方法によることも可能です。PDFファイルの名前は、連番の①～をつけます。

③の規程のサンプルを以下に示します。

（法人の例）

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

第１章　総則

（目的）

第１条　この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第７条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、○○において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。

（適用範囲）

第２条　この規程は、○○の全ての役員及び従業員（契約社員、パートタイマー及び派遣社員を含む。以下同じ。）に対して適用する。

（管理責任者）

第３条　この規程の管理責任者は、●●とする。

第２章　電子取引データの取扱い

（電子取引の範囲）

第４条　当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。

　一　ＥＤＩ取引

　二　電子メールを利用した請求書等の授受

　三　■■（クラウドサービス）を利用した請求書等の授受　

　四　・・・・・・

記載に当たってはその範囲を具体的に記載してください

（取引データの保存）

第５条　取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第６条に定めるデータについては、保存サーバ内に△△年間保存する。

（対象となるデータ）

第６条　保存する取引関係情報は以下のとおりとする。

　一　見積依頼情報

二　見積回答情報

三　確定注文情報

四　注文請け情報

五　納品情報

六　支払情報

　七　▲▲

（運用体制）

第７条　保存する取引関係情報の管理責任者及び処理責任者は以下のとおりとする。

　一　管理責任者　○○部△△課　課長　ＸＸＸＸ

　二　処理責任者　○○部△△課　係長　ＸＸＸＸ

（訂正削除の原則禁止）

第８条　保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

（訂正削除を行う場合）

第９条　業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること。

　一　申請日

　二　取引伝票番号

　三　取引件名

　四　取引先名

　五　訂正・削除日付

　六　訂正・削除内容

　七　訂正・削除理由

　八　処理担当者名

２　管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。

３　管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正及び削除を指示する。

４　処理責任者は、取引関係情報の訂正及び削除を行った場合は、当該取引関係情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付すとともに「取引情報訂正・削除完了報告書」を作成し、当該報告書を管理責任者に提出する。

５　「取引情報訂正・削除申請書」及び「取引情報訂正・削除完了報告書」は、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引データの保存期間が満了するまで保存する。

附則

（施行）

第10条　この規程は、令和○年○月○日から施行する。

出典：国税庁　電子帳簿取引法関係　参考資料（各種規程等サンプル）

（個人事業者の例）

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

　　この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第７条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を適正に履行するために必要な事項を定め、これに基づき保存することとする。

（訂正削除の原則禁止）

　保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

（訂正削除を行う場合）

　業務処理上やむを得ない理由（正当な理由がある場合に限る。）によって保存する取引関係情報を訂正又は削除する場合は、「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、当該取引関係情報の保存期間に合わせて保存するとことをもって当該取引情報の訂正及び削除を行う。

　一　申請日

　二　取引伝票番号

　三　取引件名

　四　取引先名

　五　訂正・削除日付

　六　訂正・削除内容

　七　訂正・削除理由

　八　処理担当者名

　この規程は、令和○年○月○日から施行する。

出典：国税庁　電子帳簿取引法関係　参考資料（各種規程等サンプル）

スキャナ保存（区分２）

入手した請求書や領収書をスキャンしたデータを保存することができる制度です。

改正点は以下のとおりです。

①税務署長の事前承認制度が廃止されました。（令和４年１月１日以降に行うスキャナ保存について適用されます。）

②タイムスタンプ要件、検索要件等について緩和されました。

• タイムスタンプの付与期間が概ね7営業日以内（事務処理に関する規程を定めている場合には、2か月＋7営業日以内）となりました。
• 受領者がスキャナで読み取る際の自署が不要となりました。
• 電磁的記録について訂正又は削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認することができるクラウド等において、入力期間内にその電磁的記録の保存を行ったことを確認することができるときは、タイムスタンプの付与に代えることができることとなりました。
• 検索要件の記録項目について、取引年月日その他の日付、取引金額、取引先に限定されました。
• 税務職員の質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合には、検索機能は 「取引年月日、取引金額、取引先」で検索出来ればよいこととされました。

③適正事務処理要件が廃止されたため、 定期検査で紙の原本とデータの突合せが必要とされたので検査日まで紙の原本が廃棄できなかったり、事務処理担当者が2名以上とされていたため人的コストがかかっていましたが必要なくなりました。

④不正があった場合の重加算税の加重措置が整備されました。

スキャナ保存された電磁的記録について隠蔽、仮装の事実があった場合には、それにより生じた申告漏れ等に課される重加算税が10％加重されることとなりました。

電子帳簿等保存（区分１）

コンピューターで作成した帳簿、書類をデータのまま保存できる制度です。

改正点は以下のとおりです。

① 税務署長の事前承認制度が廃止されました。（令和４年１月１日以降に備付けを開始する国税関係帳簿又は保存を行う国税関係書類について適用されます。）

②優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置が整備されました。

③最低限の要件を満たす電子帳簿についても、電磁的記録による保存等が可能になりました。

「優良な電子帳簿の要件」及び「最低限の要件を満たす電子帳簿」の保存要件は以下のとおりです。