システム導入の流れ　その１

産業の生産性の向上だったり、新型コロナ対策のためだったり、日本でも様々な分野でのIT化、ITの高度化の波がさらに大きくなってきています。

そんな中、いままでITとは無縁な環境で、紙と印鑑とファックスで業務を進めていたけれでも、いよいよシステムを導入しようかとお考えの方もいらっしゃるかと思います。

また、IPOを目指して準備をはじめ、「内部統制を整備、運用し、適切なITシステムも入れないといけない。」と、いきなり大きな山に直面されている方もいらっしゃるかと。

しかし、システム部門があってITに詳しい従業員が在籍しているなんてことは、なかなか無いので、システムを入れたくても「何をすればよいのかが分からない」となってしまいます。

また、システム部門があったとしても、システム部門の従業員が、会社のビジネスそのもの、現場の業務の流れが理解できていないと、システムへうまく落とし込むことができず、使えないシステムができてしまうリスクもあります。

ただ、現状の業務をシステムへ落とし込むだけなら、膨大なコストだけかかって、生産性の向上にならず意味がなくなってしまいます。

１．何のために、どの範囲の業務でシステムを導入するのか

何のために、どの範囲の業務でシステムを導入するかといったIT戦略は、会社の経営戦略と整合している必要があります。

システムは生産、販売、会計、管理など、会社のあらゆる機能のインフラとなるものですから、なおさらです。

会社の経営戦略にもとづき、それを実現するためのインフラとして、どのような役割をはたすために、どのような範囲の業務において、いつまでに整備するのかという観点をもつことが必要です。

限られた予算の中で、中長期的なスパンで戦略的にIT投資をしていく必要があります。行き当たりばったりで、つぎはぎだらけのシステムほど厄介なものはありませんので。

これらを文書として残しておきましょう。そして関係者（特に経営者層）の合意をとっておきましょう。

２．誰がやるの？

だれがシステム導入を進めていけばよいのでしょうか。

みんな日常業務を抱えており、システム導入のための時間なんてとれないという不満がよく出てきます。

導入するシステムの規模が大きく関係する部署が多いほど、関与すべきメンバーの範囲が広くなっていくため、調整や意思決定をするのが難しくなっていきます。そのため、適切なプロジェクトチームを編成して、システム導入を進めていくことが成功の鍵になります。

システム導入する業務の範囲や、会社の組織体制に応じて適任者を選ぶ必要があります。

• 意思決定ができる人
• 部署間の調整、プロジェクト管理できる人
• 現場責任者
• 現場を精通している担当者

プロジェクト管理などは、外注業者に委託することも可能です。

３．対象業務の整理

フローチャート等を作成して、対象業務全体を整理します。

まずは、その業務が、何をしなければならない業務なのか、何を成果として出さなければならないのか、その頻度やタイミング、作業ボリュームも含めて明確にする必要があります。

また、業務改善できる点がないかも検討します。例えば、

• そもそも、やらなくてもいい作業はないか。
• いままで作っていた資料でも、廃止できるものはないか。
• 部署内もしくは部署間で、作業の重複がないか。
• 承認、確認作業が多すぎないか。時間がかかりすぎていないか。
• 属人的になっていないか。
• 人によってやり方が違うといったことがないか。

これらを文書として残しておきましょう。 そして関係者（特に対象業務の責任者と担当者）の合意をとっておきましょう。